KI-Protokoll aus der Aufnahme, verarbeitet bei Ihnen oder in der EU

Wie entsteht das KI-Protokoll?

Sie legen die Aufnahme in einen freigegebenen Ordner, der Rest läuft automatisch:

• das Spracherkennungsmodell transkribiert mit Zeitmarken und trennt die Sprecher
• das Sprachmodell schreibt das Protokoll in der Struktur Ihrer Besprechungsart, mit Verantwortlichen und Fristen zu jeder Aufgabe
• Namen nennt das Protokoll nur, wenn sie aus dem Gespräch eindeutig hervorgehen; sonst bleibt es bei „Sprecher 1“
• Protokoll und Transkript landen im Ordner des Projekts, um das es ging
• Sie bekommen eine Nachricht, wo das Protokoll liegt und wie viele Aufgaben es enthält

Ist ein KI-Protokoll DSGVO-konform?

Eine Besprechungsaufnahme enthält personenbezogene Daten aller Sprecher, bei Ärzten und Anwälten auch die von Patienten und Mandanten. Läuft die Verarbeitung auf Ihrem Server, verlässt die Aufnahme Ihr Netz nicht. In der EU-Variante sind wir Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeiten auf Servern in der EU.

Aufnehmen dürfen Sie nur mit Befugnis (§ 201 StGB), in der Praxis mit vorheriger Einwilligung der Teilnehmenden. Rechtsgrundlage und Speicherdauer legt Ihr Datenschutzbeauftragter fest; die technische Beschreibung der Verarbeitung liefern wir.

Was gilt in Unternehmen mit Betriebsrat?

Planen Sie KI-Protokolle, müssen Sie den Betriebsrat rechtzeitig unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Kann das System Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen, ist es mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), in der Praxis per Betriebsvereinbarung. Zur Beurteilung von KI darf der Betriebsrat einen Sachverständigen hinzuziehen (§ 80 Abs. 3 BetrVG).

Wir liefern die technischen Fakten für die Betriebsvereinbarung: welche Daten, wo gespeichert, wer zugreift, wann gelöscht.

Für wen eignen sich KI-Protokolle?

Für alle, die Besprechungen von Hand protokollieren und wissen müssen, wo die Aufnahmen liegen:

• Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat: Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben
• Kanzleien: Mandantenbesprechungen unter Berufsgeheimnis (§ 203 StGB)
• Kommunen: Sitzungen von Gemeinderat und Ausschüssen, in der Struktur Ihrer Gemeindeordnung
• Kliniken und Praxen: Team- und Fallbesprechungen