Dokumente anonymisieren, bevor sie in ChatGPT oder eine andere KI gehen

Was unterscheidet Anonymisierung von Pseudonymisierung?

Anonymisierte Daten lassen sich keiner Person mehr zuordnen, auch nicht mit Zusatzwissen; nach Erwägungsgrund 26 DSGVO fallen sie nicht unter die Verordnung. Pseudonymisierung ersetzt Angaben durch Platzhalter und bewahrt den Schlüssel getrennt auf; für den Schlüsselinhaber bleiben es personenbezogene Daten.

Der EuGH hat am 4. September 2025 (C-413/23 P) entschieden, dass pseudonymisierte Daten für einen Empfänger ohne vernünftigerweise verfügbare Mittel zur Identifizierung nicht personenbezogen sein müssen. Die Anwendung kann beides: Schwärzung ohne Rückweg oder Platzhalter mit einem Schlüssel, der nur bei Ihnen liegt.

Dürfen Kanzleien und Praxen Mandanten- oder Patientendaten in ChatGPT eingeben?

Nur unter Bedingungen. Wer als Anwalt, Arzt oder Steuerberater ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich nach § 203 StGB strafbar. Anwälte dürfen Dienstleistern nur unter den Bedingungen des § 43e BRAO Zugang gewähren: sorgfältige Auswahl, Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform und bei Diensten im Ausland ein vergleichbarer Geheimnisschutz.

Einfacher ist es, das Geheimnis gar nicht erst zu übermitteln: Sind Namen und Kennungen entfernt, bekommt die KI im Wesentlichen nur den Sachverhalt. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen oder Ihrer Kammer.

Wie anonymisiert man ein Dokument?

In vier Schritten, jeder sichtbar am Bildschirm:

• Dateien hochladen; die Anwendung findet personenbezogene Daten mit Prüfsummenregeln und einem Sprachmodell
• Funde prüfen: Ein Klick verwirft einen Fund, der Text bleibt dann sichtbar; was das Modell übersehen hat, markieren Sie mit der Maus und schwärzen es
• Datei im selben Format herunterladen, geschwärzt oder mit Platzhaltern und Schlüsseldatei
• KI-Antwort wieder hochladen; der Schlüssel setzt die echten Namen ein

Warum reicht Schwärzen im PDF-Editor nicht?

Ein schwarzer Kasten über dem Text verdeckt meist nur die Buchstaben. Der Text bleibt in der Datei und lässt sich kopieren. Die Anwendung schwärzt PDFs echt: Der Text unter dem Balken wird aus der Datei entfernt. Scans und Fotos liest sie vorher per OCR direkt auf dem Server, auf dem sie läuft.

Was erkennt die Anwendung?

Regeln finden E-Mail-Adressen und Telefonnummern; bei IBAN und Kartennummern prüfen sie zusätzlich die Prüfsumme. Das Sprachmodell findet Namen, Firmen, Adressen, Aktenzeichen, Vertragsnummern und indirekte Merkmale wie eine genaue Funktion bei einem genannten Arbeitgeber. Varianten eines Namens wie „Dr. Anna Schmidt“ und „Schmidt“ bekommen denselben Platzhalter, der Titel bleibt sichtbar.

Formatierungen in Word, Excel und PowerPoint bleiben erhalten, weil die Anwendung den Text direkt im XML der Datei ersetzt.