AI pro účetní: u každého klienta víte, který doklad chybí

Co AI v účetní kanceláři skutečně udělá?

Hlavně sběr a párování podkladů, tedy práci před zaúčtováním. Agent Ollsoft čte bankovní výpis klienta pohyb po pohybu a ke každé odchozí platbě hledá daňový doklad. Kde doklad nenajde, napíše, co platba nejspíš je a kde doklad vzít.

Agent zvládne i situace, u kterých jednoduché párování podle částky selže:

• platba v cizí měně: páruje podle původní částky v USD nebo EUR, ne podle korunové částky, kterou banka strhla
• faktura vystavená před platbou a platba kartou zúčtovaná o několik dní později
• jedna platba k více dokladům; faktura a „Receipt“ ke stejné platbě vedené jako jeden doklad
• faktura na jinou firmu nebo soukromou osobu: pozná ji podle odběratele na dokladu, ne podle jména dodavatele
• účtenka, která přišla jen jako text e-mailu, a naskenované PDF bez textové vrstvy

Co je vytěžování faktur a čím se od něj liší agent?

Vytěžování faktur je automatické přečtení údajů z dokladu, který už máte, a jejich převod do účetního programu. Řeší přepisování. Neřeší doklad, který v podkladech vůbec není, ani to, ke které platbě patří.

Agent Ollsoft začíná o krok dřív. Doklady sám najde v e-mailu, v portálech dodavatelů a ve Stripe. Z každého přečte dodavatele, odběratele, datum vystavení, částku, měnu a číslo dokladu, přiřadí ho k pohybu na výpisu a soubor přejmenuje na datum_dodavatel_částka_číslo. Účetní pak ví, co ve složce má, aniž by soubor otevřela.

Jak vypadá přehled, který účetní dostane?

Jedna stránka za klienta a měsíc. Každý pohyb na výpisu má jeden stav a u každého stojí důvod. Agent nikdy neoznačí nejistý řádek jako spárovaný jen proto, aby přehled vypadal lépe.

• spárováno: sedí dodavatel i částka, doklad je ve složce
• ověřit: sedí jen část, agent píše, čím si není jistý
• chybí: doklad se nenašel, s odkazem na portál nebo e-mail, kde ho vzít
• bez dokladu: převody mezi vlastními účty, daně, pojistné, mzdy, bankovní poplatky
• zvlášť: faktury bez platby a vyřazené soubory (proformy, upomínky, duplicity, jiná firma); nic se nemaže

Smí účetní kancelář svěřit doklady klienta AI?

Smí, pokud to klient písemně povolí. Kancelář, která zpracovává osobní údaje za klienta, smí podle čl. 28 odst. 2 GDPR zapojit dalšího zpracovatele jen s jeho předchozím písemným povolením. Smlouvu o zpracování osobních údajů s vámi podepíšeme a vzor povolení pro klienty připravíme.

Do banky má agent jen čtecí přístup, platbu zadat nemůže. U Microsoft 365 nastavíme přístup tak, že agent čte jen schránku na faktury a ostatní schránky má zablokované. Kancelář, která nechce data mimo vlastní síť, může mít agenta na svém serveru.

Proč to bude fungovat i u vás?

Agenta jsme postavili pro vlastní účetnictví. Od července 2026 jím každý měsíc připravujeme podklady Ollsoft s.r.o. pro naši účetní: výpis z Fio banky, schránka na faktury v Microsoft 365, Stripe a portály cloudových dodavatelů. Teď ho nabízíme účetním kancelářím, a proto je první měsíc zdarma: ověříte si ho na svém klientovi.

Vedle sběru dokladů máme vlastní účetní systém, ve kterém databáze hlídá pravidla zákona o účetnictví a zákona o DPH a každé porušení hlásí s číslem pravidla a paragrafem. Kontrola dodavatelů v registru plátců DPH v měsíční službě pochází právě z něj.